Phần mềm đóng gói hay làm riêng: tính bằng con số nào

Đây là câu hỏi đầu tiên trong hầu hết buổi tư vấn, và nó thường bị trả lời bằng cảm tính, hoặc bằng lợi ích của người đang tư vấn. Có một cách tính tỉnh táo hơn.

Trước hết: phần mềm đóng gói thắng ở nhiều trường hợp hơn người ta tưởng

Nếu quy trình của bạn giống chuẩn ngành, phần mềm đóng gói rẻ hơn và nhanh hơn, và đó là lựa chọn đúng. Bạn trả tiền cho thứ đã chạy ở hàng nghìn nơi, đã sửa xong những lỗi mà một hệ thống mới toanh sẽ gặp trong năm đầu.

Một đơn vị bán phần mềm làm riêng mà không nói ra điều này thì đang bán, không phải đang tư vấn.

Hai trường hợp làm riêng đáng tiền

Một: quy trình của bạn chính là lợi thế cạnh tranh.

Nếu cách bạn báo giá, cách bạn điều phối đội, cách bạn kiểm soát chất lượng là lý do khách chọn bạn thay vì đối thủ, thì ép quy trình đó vào khuôn của một phần mềm đóng gói là tự bào mòn thứ làm nên mình. Phần mềm nên uốn theo doanh nghiệp, không phải ngược lại.

Hai: phép tính thuê bao dài hạn.

Đây là chỗ con số nói rõ hơn lập luận:

Lấy một hệ thống 150 triệu, 50 người dùng. Bảo trì hệ thống tính 18% giá trị hợp đồng mỗi năm, với hợp đồng này là 27 triệu (mức sàn 24 triệu chỉ áp dụng cho hợp đồng dưới khoảng 133 triệu).

Cộng dồn	Thuê bao 150.000đ/người/tháng	Làm riêng
Năm 1	90 triệu	177 triệu
Năm 2	180 triệu	204 triệu
Năm 3	270 triệu	231 triệu
Năm 5	450 triệu	285 triệu
Sau 5 năm bạn sở hữu	không gì	bản triển khai và toàn bộ dữ liệu

Điểm hoà vốn rơi vào trong năm thứ ba: hết năm hai thuê bao vẫn còn rẻ hơn 24 triệu, sang năm ba thì đắt hơn 39 triệu. Doanh nghiệp càng đông người dùng thì điểm hoà vốn càng đến sớm, vì thuê bao tính theo đầu người còn chi phí làm riêng thì không.

Con số này chỉ đúng với đúng một kịch bản: 50 người, hệ thống 150 triệu. Ít người hơn hoặc hệ thống lớn hơn thì điểm hoà vốn dịch đi, và với dưới khoảng 20 người thì thuê bao gần như luôn rẻ hơn trong cả năm năm.

Ba câu hỏi trước khi quyết

1. Số người dùng sẽ tăng hay đứng yên trong ba năm tới? Tăng thì thuê bao đắt lên tuyến tính còn chi phí sở hữu thì không.
2. Có bao nhiêu phần trăm quy trình của bạn không tìm được trong phần mềm đóng gói? Dưới 20% thì thường nên mua đóng gói rồi chấp nhận điều chỉnh cách làm.
3. Dữ liệu của bạn có cần nằm trên hạ tầng bạn kiểm soát không? Với một số ngành và một số hợp đồng, đây là câu hỏi bắt buộc chứ không phải sở thích.

Cách rẻ nhất để sai ít

Không phải chọn một trong hai ngay từ đầu.

Triển khai theo từng phân hệ cho phép nghiệm thu và thanh toán theo phần chạy được. Phân hệ đầu tiên chạy sau 6–10 tuần; nếu tới đó bạn thấy hướng đi sai thì mới mất chi phí một phân hệ, không mất cả hệ thống.

Đó cũng là lý do Omnie báo giá theo phân hệ chứ không báo trọn gói một cục: nó buộc chính bên bán phải giao được giá trị ở từng chặng.