Vì sao dự án lỗ mà cuối quý mới biết

Câu hỏi này gần như doanh nghiệp thiết kế – thi công nào cũng gặp: cuối quý kế toán chốt sổ, và một dự án tưởng lãi hoá ra lỗ. Không ai gian dối, không ai làm ẩu. Vấn đề nằm ở chỗ con số đúng về đến quá muộn.

Tiền được ghi theo phòng ban, không theo dự án

Hầu hết doanh nghiệp vừa ghi chi phí theo cơ cấu tổ chức: phòng thiết kế chi bao nhiêu, đội thi công chi bao nhiêu, hành chính chi bao nhiêu. Cách ghi này đúng cho báo cáo thuế và đủ cho ngân hàng.

Nó chỉ không trả lời được câu hỏi duy nhất mà giám đốc thực sự cần: dự án này lãi hay lỗ.

Khi một hoá đơn vật tư về, nó thuộc đội thi công. Nhưng đội thi công đang chạy bốn công trình cùng lúc. Không ai gắn hoá đơn đó vào công trình nào ngay lúc nhận, thì tới cuối quý sẽ có người ngồi phân bổ lại bằng trí nhớ và bằng ước lượng.

Hai cái mã, gắn ngay lúc phát sinh

Cách chữa không nằm ở báo cáo. Nó nằm ở khoảnh khắc nhập liệu.

Mọi giao dịch tiền và mọi lần nghiệm thu đều phải mang hai thông tin, bắt buộc, không có ô “để trống”:

• Mã dự án: khoản này thuộc công trình nào.
• Mã chi phí: vật tư, nhân công, thầu phụ, máy móc, hay chi phí chung.

Đây là bất biến thứ nhất trong hệ thống điều hành mà Omnie xây cho một doanh nghiệp thiết kế – thi công. Nó đúng với các ngành làm việc theo dự án — thiết kế, thi công, sự kiện, sản xuất theo đơn. Doanh nghiệp bán lẻ hay dịch vụ theo thuê bao thì trục chi phí lại là thứ khác, và bộ quy tắc của họ khác hẳn.

Trong nhóm làm theo dự án thì nó là điều kiện cần cho mọi con số phía sau. Không có nó, báo cáo lãi lỗ theo dự án chỉ là một phép chia ước chừng, dù giao diện có đẹp tới đâu.

Cái giá phải trả, nói thẳng

Bắt buộc hai trường này nghĩa là người nhập liệu mất thêm vài giây mỗi lần, và trong tháng đầu sẽ có người phàn nàn.

Đổi lại: từ tháng thứ hai, bảng lãi lỗ từng dự án có thể mở ra bất cứ lúc nào mà không cần ai tổng hợp. Một công trình bắt đầu trượt chi phí thì thấy ngay ở tuần thứ ba, chứ không phải quý sau.

Chênh lệch giữa “biết ở tuần thứ ba” và “biết ở quý sau” chính là khoảng thời gian bạn còn can thiệp được: đàm phán lại với thầu phụ, đổi phương án vật tư, hoặc chấp nhận và điều chỉnh giá cho hợp đồng tiếp theo.

Kiểm tra hệ thống hiện tại của bạn

Ba câu hỏi, trả lời được hết thì hệ thống của bạn ổn:

1. Mở một hoá đơn vật tư bất kỳ của tháng trước. Nó có gắn mã công trình không?
2. Bảng lãi lỗ theo dự án mất bao lâu để có? Nếu câu trả lời là “để em hỏi kế toán”, đó chính là vấn đề.
3. Chi phí chung (điện nước, lương quản lý, thuê văn phòng) đang phân bổ về các dự án theo quy tắc nào, và quy tắc đó nằm trong phần mềm hay trong đầu một người?

Câu thứ ba là câu hay bị bỏ qua nhất, và cũng là câu làm sai lệch con số nhiều nhất.